lunes, 6 de diciembre de 2010

Gestión Pública y Tendencia "Cero Papel"

Lima, 06 de Dic. 10 (GestorPais).- Las tendencias administrativas son corrientes de pensamiento con tal grado de reflexión y desarrollo bibliográfico que aspiran a convertirse en "buenas prácticas". Algunas de ellas no reciben mucho eco especialmente en las instituciones públicas por su grado de rigidez tal como los temas de estrategia, organizaciones más horizontales, cadena de valor, sucesión del liderazgo, etc, mientras que otras tendencias logran fundirse en los procesos de negocio de la institución.

Hoy hablaremos de una tendencia que actualmente me está dando mucho trabajo por mi labor de automatización de procesos: el proyecto "cero papel", para lo cual me entrevisté con el Ing. Renzo Usseglio, propulsor de esta tendencia en el Ministerio de Energía y Minas. A continuación la entrevista.

Buenas tardes Ingeniero Usseglio, cuéntenos de dónde surge esta tendencia que está promoviendo
Al parecer el ahorro de papel nace por un tema ecológico, dado que la materia prima para el papel, son los árboles. Para lograr una tonelada de papel se requiere aproximadamente 17 árboles, lo cual atenta directamente contra el medio ambiente.

Muchas tendencias administrativas han llegado a nuestras instituciones públicas pero rápidamente han menguado sin lograr consolidarse como una "buena práctica" ¿considera que esto también ocurrirá con la tendencia "cero papel"?
El tema de cero papel en las organizaciones incluyendo la administración pública, viene más que por un tema ecológico y de ahorro,  por la facilidad que se genera, de acceder a los documentos digitales en tiempos muy cortos sin posibilidad de que se traspapelen. Esto aunado a los precios bastante accesibles de las soluciones tecnológicas, hace que las organizaciones opten por imprimir menos y tener documentos electrónicos. Por lo que esto pareciera ser un proceso irreversible.

¿Qué apeló más a usted para decidirse a promover esta tendencia?
En principio se trata de una disposición de gobierno que hay que respetar, promovida por el Ministerio del Ambiente. En segundo lugar, tengo la tendencia de aplicar la tecnología para solucionar los problemas de las organizaciones donde he trabajado, lo que me ha permitido conocer una infinidad de procesos dentro de las distintas áreas de una organización.

¿Puede explicarnos de manera sencilla en qué consiste la tendencia "cero papel"?
Yo no diría que se trata de una moda, simplemente que el cambio tecnológico nos ha llevado a hacer nuestro trabajo de otra manera. Es algo, como cuando aparecieron las calculadoras de mano y los ingenieros tuvieron que dejar de usar la regla de cálculo. Por otro lado la sociedad en su conjunto está cada día tomando más conciencia de la conservación del medio ambiente y el ahorro de papel ayuda a hacerlo.

¿Qué logros ha visto últimamente en las instituciones donde ha participado?
En el sector privado es una práctica muy frecuente, la reducción de papel. Hoy en día los bancos, AFP´s y otras instituciones ya no imprimen los estados de cuenta, ahora uno los toma desde Internet.
Dentro de las prácticas de Gobierno Electrónico, algunas instituciones están logrando importantes avances, como la SUNAT que ha implementado la Factura Electrónica y otras prácticas de atención a través de Internet que evitan el uso de papel.
La Sociedad Civil, como institución, que a pesar de estar más preocupada por la conservación del medio ambiente, todavía no vincula directamente el uso de papel con la destrucción de árboles.

¿Qué obstáculos ha encontrado en las instituciones donde realiza sus proyectos "cero papel"?
Yo diría que hay 2 tipos de obstáculos: a) la resistencia al cambio, agudizada en el país, por el atraso tecnológico que tuvimos durante los 70´s y 80´s que hizo que mucha gente que trabajó en esos años sienta que la tecnología les ganó y ya no pueden ponerse al día y b)en el caso de las instituciones públicas el principal problema es la interpretación de las normas, dado que cada quien la interpreta a su mejor parecer, aun teniendo en cuenta que en la normativa que he revisado no se señala que los documentos físicos deban ser de papel, en cambio hay algunas normas que promueven el uso de las tecnologías y el uso de documentos digitales.

¿Ve usted un límite de alcance para esta tendencia o realmente cree en una cultura sin papel al 100%?
Si nos referimos al uso del papel en las oficinas, creo que podemos afirmar que sí es posible llegar a mantener una oficina sin papel, de hecho ya hay muchas que lo hacen, sin embargo desde la perspectiva de una entidad del estado, esa idea parece imposible, porque las instituciones de control y sus propios procedimientos no se han modernizado.

¿Cuál cree que es el futuro de la tendencia "cero papel"?
Como decía cuando comenzamos este proyecto en el MINEM. Al comienzo nos fijamos una meta de reducción de papel respecto al 2009 del 20%, todavía no cerramos el año y ya llegamos a 21% y en ese entonces pensamos que el peso de las cosas haría que la gente use más la tecnología y menos el papel. Para el 2011 esperamos implantar el memorando electrónico y con ello podremos reducir un 25% más respecto al 2009, con lo que llegaríamos al 46% en 2 años.
Hoy seguimos pensando que el peso de las cosas hará que la gente use más la tecnología y menos el papel y con la colaboración de todo el equipo del MINEM, seguiremos reduciendo el consumo de papel usando la tecnología.

Renzo Usseglio es Ingeniero Industrial de la UNSA, MBA de la Universidad ESAN. Trabajó muchos años en la banca en las áreas de tecnologías de la información, riesgos y comercial. Vinculado siempre al tema de las TIC y los procesos. Recientemente en Gobierno Electrónico de acuerdo con las nuevas tendencias.

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