Sistemas de Trámite Documentario

Lima, 25 de Mar. 11 (Gestor País).- Un Sistema de Trámite Documentario (STD) es una aplicación sumamente necesaria en cualquier institución del Estado, la cantidad de información que viaja a manera de memorandos de un lado para el otro, el esfuerzo por rastrearlos todos y saber exactamente en manos de quién se encuentra el documento, quiénes tienen una copia, y especialmente quién dará respuesta, son algunas de las funciones de este sistema informático.

Luego de varios años de evolución, podemos decir que los STD actuales deben cumplir con cierta funcionalidad que en nuestros días resultan necesarias; entre ellas debe soportar el trabajo "cero papel", un estilo de trabajo que usa sólo documentos electrónicos; donde el papel es útil sólo hasta que es digitalizado y almacenado en una Base de Datos Documentaria, archivando el original para alguna necesidad posterior.

Una vez en el sistema, los documentos podrán ser revisados y descargados en formato Word o PDF previa verificación de usuario y contraseña. Así mismo, se pueden asignar documentos a algún trabajador o autoridad para su revisión o simplemente para dar su visto bueno con firma electrónica y dejar que siga su trámite. Algunos STD incluyen también notificaciones por correo electrónico y reportes de estadísticas para un análisis posterior.