martes, 7 de junio de 2011

Obstáculos para la gestión "Cero Papel" en el Estado

Lima 07 de Jun. 11 (Gestor País).- La práctica de la gestión "Cero Papel" en algunas de nuestra instituciones sigue teniendo sus militantes, quienes perseveran en su esfuerzo por quitar el uso de papel de la gestión pública. Entre ellos el ing. Renzo Usseglio, quien nuevamente aporta con Gestor País en el siguiente artículo:

"Cuando me pidieron escribir sobre este tema, recordé los factores que había analizado en el proyecto cero papel del MINEM orientado a los procesos del sistema El Gestor, y ahora tengo la oportunidad de compartirlos con ustedes:

1. Las personas son el factor más importante en este proceso:
- Siempre tienen algún grado de resistencia al cambio.
- Las costumbres arraigadas en la administración pública como es el famoso "papelito manda" y del cual no es tan fácil deshacerse.
- Poco conocimiento y aptitudes en el uso de las tecnologías.
- Algunos no perciben la necesidad de tener un acceso rápido a sus documentos y compartirlos (Gestión del Conocimiento).

2. Los métodos de trabajo: 
- La normativa tiene alguna ambigüedad al referirse  a documentos y muchos interpretan documentos como hojas de papel.
- No contar con un sistema de documentos digitales o tener uno no organizado adecuadamente, desmotiva el uso de la tecnología.
- Tanto las Oficinas de Control Interno como las auditoras externas solicitan siempre los papeles originales.

3. Los equipos:
- No tener monitores apropiados para la lectura.
- No tener escáneres o tenerlos poco accesibles.
- Un inadecuado sistema de la gestión documental hace que los usuarios sean muy celosos de sus documentos.

4 Los materiales:
- El papel no es un insumo caro por lo que la gente no percibe como importante su ahorro.

Sin duda pueden existir otros factores más, pero todos estos factores pueden superarse si existe un liderazgo, que involucre a las personas de manera que sientan que el proceso es suyo también". Termina el Ing Usseglio.


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2 comentarios: on "Obstáculos para la gestión "Cero Papel" en el Estado"

MMA dijo...

De acuerdo con todo lo mencionado. Es importante señalar que la normativa debe cambiar, para facilitar el cambio de cultura, pues como se menciona las OCI son los primeros en exigir "documentos en papel".

Jesus dijo...

El objetivo de la Administración sin papeles debe plantearse en unos plazos razonables para posibilitar la adaptación tanto de trabajadores públicos como de ciudadanos. Hay que combinar el convencimiento de su uso (mostrando las ventajas que supone) trabajar en la sencillez de las aplicaciones informáticas para que sean fácilmente accesibles, y, en determinados casos, la obligatoriedad en suprimir ciertos documentos que no aportan nada (pasar de comunicaciones en papel a correo electrónico o plataformas colaborativas)

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